Nous faisons remonter dans cette FAQ les réponses aux questions fréquemment posées à notre équipe support.
N’hésitez pas à nous faire part de vos attentes en termes de contenu et des sujets précis que vous souhaiteriez retrouver en cliquant ci-dessous :
Questions Générales - Ordre de marche
Nous vous invitons à contacter le standard Rodrigue au 01 39 32 77 88 pour alimenter le logiciel en crédit billet.
Cette opération est indispensable pour pouvoir éditer des billets avec votre logiciel.
Le réassort se fait à tout moment en nous contactant par téléphone.
Les commandes de fonds billets thermiques Rodrigue peuvent se faire au moyen du crédit billet, il vous suffit de préciser à l’opérateur qu’il vous faut des fonds.
Pour toute commande de fonds de billets spécifiques, réalisables sur devis, vous devez contacter le service commercial en écrivant à commercial@rodrigue.fr
Un technicien réseau conviendra d’un RDV téléphonique avec vous pour installer les licences Rodrigue et vérifier la bonne compatibilité de vos imprimantes à billets.
Nous vous conseillons vivement d’anticiper vos demandes d’installation en écrivant à reseaux@rodrigue.fr
Sur demande nous pouvons vous donner accès à un environnement de test, vous permettant de :
– vérifier votre paramétrage et faire des tests pour vous assurer que tout fonctionne correctement
– vous entraîner à faire des exercices de vente et à manipuler l’outil sans que cela impacte les journaux de caisse de la base “réelle”, notamment pour former un collègue
– découvrir une nouvelle fonctionnalité avant de la déployer et de l’utiliser dans la base “réelle”
Vos demandes sont à envoyer au support. Une fois que vous avez finalisé votre paramétrage de saison, nous procédons à une copie de votre base de données à l’instant T.
Oui, absolument ! Il est vivement recommandé de nous communiquer bien en amont les dates d’ouverture de mise en vente pouvant générer beaucoup de trafic sur votre billetterie en ligne :
– un lancement de saison culturelle
– une campagne d’abonnement
– une mise en vente spécifique sur un événement particulièrement important
Etc…
Sur demande, nous pouvons également activer une file d’attente ou une page de maintenance.
Rodrigue Sphere
Nous communiquons régulièrement sur les nouveautés du logiciel, et sur les dernières mises à jour disponibles, à travers nos newsletters, nos réseaux sociaux, et notre blog.
Pour obtenir une mise à jour, veuillez contacter le Support Rodrigue par mail à l’adresse support@rodrigue.fr afin de la programmer.
Attention, nous n’effectuons jamais de mise à jour le vendredi ou la veille d’un jour férié : afin d’éviter tout risque de déconvenue pendant nos heures de fermeture.
Pour pouvoir faire la mise à jour sur certains postes il faut que vous ayez les droits en écriture sur le répertoire qui contient le C:\Program Files (x86)\RODRIGUE (à demander à votre service informatique).
N’hésitez pas à nous faire remonter par mail à l’adresse support@rodrigue.fr toute apparition de bug ou message d’erreur, en insérant une capture d’écran des difficultés rencontrées. Il se peut que votre version du logiciel nécessite une mise à jour et nous vous rappellerons pour apporter un correctif au problème rencontré.
La mise en place du contrôle d’accès est effectuée par un technicien réseau qui prendra contact avec vous en amont du contrôle de votre premier spectacle.
Des tests sont réalisés à distance avec vous afin de vérifier le bon fonctionnement du matériel permettant le contrôle d’accès.
Une documentation technique vous est remise ainsi qu’une formation téléphonique sur l’utilisation des douchettes (aussi appelés ciphers).
Nous vous recommandons de nous communiquer au plus vite la date de votre première utilisation de contrôle d’accès afin de planifier les opérations bien en amont.
Vous souhaitez supprimer des projets de tri Merlin devenus obsolètes, qui apparaissent dans la liste déroulante lorsque vous cliquez sur Merlin.
Ces tris sont enregistrés sur le serveur Rodrigue et ne sont pas supprimables directement dans le logiciel, notamment pour des questions de sécurité, afin que quiconque ne puisse supprimer une donnée accidentellement.
Néanmoins, pour faire le ménage dans la liste des tris, il faut contacter le support Rodrigue qui vous aidera dans cette suppression, en vous donnant l’accès au répertoire de sauvegarde dans lequel sont contenus tous les tris Merlin enregistrés.
Dans le paramétrage Rodrigue, vous êtes libre de modifier l’horaire d’une séance, de corriger une erreur dans le titre de votre évènement, de mettre à jour la grille tarifaire, de modifier le taux de TVA d’une séance, etc…
Toutefois, pour modifier la date d’une manifestation en cas de report, vous devez faire une demande de changement de date en contactant le support. Nous vous communiquerons un code permettant d’effectuer le changement sur la séance concernée.
Pour toute mise en place de bons cadeaux, un accompagnement par le support est nécessaire afin de procéder au “bon” paramétrage selon l’offre commerciale que vous souhaitez mettre en place. Il faut avant tout s’assurer de la faisabilité de votre idée, et nous pouvons vous mettre à disposition un environnement de test qui vous permettra de vérifier le process avant de le déployer en production.
Il faudra nécessairement produire les éléments suivants :
– les dates de validité de la carte cadeau
– le montant minimum / maximum de la carte, s’il y en a, ou montant fixe, ou par palier
– le visuel à intégrer sur la maquette PDF du bon cadeau (2480×3509 pixels)
Nous pouvons sur demande vous fournir des exemples de structures ayant déjà mis en place ce type de proposition.
Bien évidemment, compte-tenu des différents échanges que vous aurez à mener avec notre équipe support, nous vous recommandons d’anticiper votre réflexion et vos demandes bien en amont de la date de mise en service de votre future offre commerciale.
Tout savoir sur SIBIL : cliquer ici
Lien du portail SIBIL : https://sibil.culture.gouv.fr/#/
Voir la vidéo de démonstration
Lire le mode d’emploi tutoriel utilisateur
RAPPEL :
Pour utiliser l’interface SIBIL disponible dans votre logiciel, une installation préalable est nécessaire.
Afin de vous aider dans vos démarches, merci de nous communiquer les informations suivantes :
· Avoir créé l’utilisateur SIB dans votre espace déclarant sur le portail SIBIL et nous transmettre les login et mot de passe
· Votre numéro de déclarant que vous pouvez récupérer sur le portail SIBIL en téléchargeant une attestation
Dès que ces prérequis seront remplis merci de revenir vers le support afin de convenir d’un RDV de mise en place.
Pour toute mise en place du prélèvement SEPA, un accompagnement par le support est indispensable afin de paramétrer tous les éléments nécessaires à son bon fonctionnement.
Tout savoir sur le prélèvement SEPA : cliquer ici
Parmi les éléments à créer dans Rodrigue :
- un mode de paiement dédié au prélèvement (unique à date fixe ou bien échéancier à dates multiples)
- une maquette de mandat de prélèvement comprenant : un numéro ICS – Identifiant Créancier SEPA, une Référence Unique de Mandat – RUM.
- les références de votre organisme créancier
Pour cela, il faut envoyer votre logo au format .bmp (bitmap monochrome) à support@rodrigue.fr afin que nous puissions vous aider à l’insérer sur vos maquettes de billets. En effet, l’insertion d’un logo peut vous amener à revoir la disposition des informations figurant sur le billet, et il faut donc composer avec le logo, le code-barres, et les mentions obligatoires du billet.
Nous devons également prendre la main à distance pour effectuer un chargement du logo dans vos imprimantes à billets BOCA.
Billetterie en ligne Themis
Voici les éléments dont nous aurons besoin pour la mise en place de la plateforme Themis :
- La bannière (1170px de largeur / 300px de hauteur) Format image .jpeg .gif ou .png
- Les codes couleurs pour la charte graphique du site
- La police (Google Font uniquement) pour les textes
- Le prestataire de paiement sécurisé (si c’est Paybox, il nous faut les N° de site, rang et d’identifiant, ainsi que la clé HMAC qui est à générer depuis le backoffice Paybox)
- Les conditions générales de vente
- Les mentions légales (dénomination, siège social, représentant légal)
- Les données de contact (à qui le public doit-il s’adresser pour toute question de SAV liée à l’achat en ligne ?)
- La maquette du E-billet (billet électronique imprimable ou à présenter sur smartphone)
- Le contenu éditorial des 4 mails envoyés aux internautes (mail de confirmation de commande, mail de création de compte, mail en cas de mot de passe oublié, mail d’anomalie de commande)
- Une adresse mail sur laquelle vous recevrez une copie des mails reçus par les internautes
- Les visuels/vignettes qui servent à illustrer les manifestations en vente (200px de large / moins de 20ko) Format image .jpeg .gif ou .png
LIEN DE LA CONSOLE THEMIS DE PRODUCTION :
https://admin.themisweb.fr/v2/Login.aspx
LIEN DE LA CONSOLE THEMIS DE TEST :
https://test.themisweb.fr/adminv2/LoginStructure.aspx
Si vous n’en possédez pas déjà un, l’équipe support vous créera un identifiant d’accès pour chacune de ces consoles.
Les photos (vignettes) que vous pouvez mettre sur les pages de vente Thémis, en face du titre de la manifestation doivent avoir pour dimension : 150px ou 200px de large et faire moins de 20ko. Format .jpeg .gif ou .png
Pour les insérer, rendez-vous dans le back office Thémis > rubrique Vente Individuelle > Vignettes des manifestations
Conseil pratique : pour réduire le poids de vos images à moins de 20ko et obtenir un bon rapport qualité/poids, vous pouvez utiliser ce logiciel gratuit : https://riot-optimizer.com/
La bannière doit avoir pour dimension : 1170px de large et 300px de hauteur maximum.
Format image .jpeg .gif ou .png (attention : nous ne pourrons rien faire d’une bannière envoyée au format PDF !)
Pour la remplacer, il suffit d’envoyer votre nouvelle bannière à support@rodrigue.fr
L’équipe Support Rodrigue se charge de sa publication.
Lorsqu’il essaie de réinitialiser son mot de passe, apparaît un message d’erreur : “Nous sommes désolés. Une erreur s’est produite.”
La 1ère étape consiste à vérifier dans le CRM en faisant une recherche avec l’adresse mail qui pose problème.
Si le logiciel ressort 2 fiches, c’est que la même adresse mail est renseignée sur 2 fiches différentes. Par exemple, une fiche au nom de monsieur, une fiche au nom de madame, avec une adresse email identique.
Le logiciel est alors incapable de savoir lequel des 2 comptes cherche à s’identifier. Cela fait conflit !
Pour régler ce problème bloquant, il suffit d’effacer l’adresse mail de l’une des 2 fiches, après avoir fait le point avec le client sur les données à conserver.
Oui c’est possible de prolonger les dates de validité, sur demande auprès du support Rodrigue qui interviendra en en base de données pour le faire à votre place.
Il faut préciser le numéro de commande et le numéro de référence de la carte cadeau, ainsi que la date de prolongation.
Il suffit d’envoyer à l’équipe Support Rodrigue vos nouveaux fichiers au format PDF. Vous pouvez intégrer vos textes sur du papier à en-tête.
L’équipe Support Rodrigue se charge de les publier pour vous.
Nous vous rappelons que ces données doivent être à jour et obligatoirement figurer sur vos pages de vente.
Il vous suffit d’envoyer votre nouveau texte par mail à l’équipe Support Rodrigue à l’adresse suivante : support@rodrigue.fr
On se charge d’effectuer les mises à jour pour vous !
Sur demande, nous pouvons activer un service de liste d’attente qui se met automatiquement en place lorsqu’il n’y a plus de place disponible à l’achat. Attention, cette fonctionnalité n’est pas activable par spectacle, elle est systématiquement proposée dès qu’un spectacle est complet.
Le bouton “acheter” est remplacé par un bouton invitant à s’inscrire à la liste d’attente.
Le message ainsi que le contenu texte du bouton sont paramétrables sur demande.
Aperçu de ce que peuvent voir les internautes :
La fonctionnalité est désactivable à tout instant, toujours sur demande.
Aperçu du formulaire d’inscription :
Sur la billetterie en ligne, il est possible d’activer sur demande une fonctionnalité permettant à vos clients de réutiliser tout ou partie d’un avoir disponible sur son compte client.
Les avoirs (appelés “mises en acompte” dans le logiciel) sont souvent générés au moment où vous procédez à des échanges ou des remboursements. Il appartient ensuite au chargé de billetterie de déduire manuellement l’éventuel avoir disponible du montant total d’une prochaine commande.
Il en est de même pour l’internaute au moment de régler sa commande : la cagnotte disponible apparaît, libre à lui de choisir de l’utiliser entièrement ou en partie pour le paiement de la commande en cours.
Aperçu de l’affichage au moment du paiement :
L’internaute doit activer l’option disponible et déplacer le curseur de gauche à droite afin d’indiquer la somme qu’il désire utiliser.
L’avoir figure également dans l’espace client :
